خطاب رسمي أمور يجب مراعاتها فيه
يتطلب الخطاب الرسمي في مكان العمل الرسمي أحيانًا إتمام معاملات معينة أو الموافقة أو التوقيع من قبل بعض السلطات ، ويجب إرسال خطاب رسمي إلى المديرين أو المسؤولين ، ولكن هناك صيغة للكلام الرسمي ، حيث يجب إلقاء الخطاب وفقًا لذلك. يجب أن يكون هناك تطور في إعجاب القارئ به وطريقة كتابة الخطاب ، وهناك طريقة لكتابة الخطاب المعروف في معظم المؤسسات الرسمية ، يجب أن يكون الموظف على علم بذلك حتى يتمكن من تنفيذ الشؤون الحكومية. وإكمال العمل الجاري.
نظرًا لوجود خبراء في كتابة أسلوب التحدث الرسمي ، إلا أن الشخص قد يتعرض للأهداف التي يحتاج إلى استكمالها في أسرع وقت ممكن ، ولهذا لا يوجد وقت كافٍ لاستدعاء متخصص في كتابة الرسالة ، لذلك نحن سوف نقدم لك بعض النصائح في هذه المقالة التي تفيد جميع الموظفين.
أنواع الخطاب الرسمي
هناك بعض الأشياء التي يجب على الناس إدراكها عند كتابة خطاب رسمي ، وهي:
- يختلف تنسيق الخطاب الرسمي باختلاف الجهة التي تم إرسال الرسالة إليها ، حيث قد تكون الرسالة عبارة عن رسائل يتم تداولها بين السلطات وبعضها البعض.
- هناك رسالة مرسلة من شخص إلى مؤسسة رسمية تابعة له ، وهذا الشخص هو أحد العاملين الخاضعين لسيطرة هذه المؤسسة أو المنظمة الرسمية.
- هناك أيضًا خطاب من الجهة الرسمية موجه إلى الشخص.
البيانات المطلوبة في كل خطاب رسمي
خطاب رسمي نظرًا لوجود اختلاف بين كل خطاب والآخر ، فليست كل الخطابات متشابهة في الشكل والبيانات ، ولكن هناك بعض المبادئ الأساسية التي يجب أن توجد في جميع أنواع الكلام. على النحو التالي:
- شكل الخطاب: إذا كان الخطاب رسميًا ، فيجب أن يكون أحد الأشكال التالية عبارة عن ورق أبيض أو أصفر عادي أو ورق عليه شعار المرسل.
- يجب ألا يحتوي الخطاب الرسمي على أي أرقام أو رسوم بيانية.
- يجب كتابة شكل الحرف في Word.
- حجم الخط هو Arial، 16.
- وإذا كان الخطاب مكتوبًا بخط اليد ، فيجب استخدام القلم الأزرق في الكتابة ، وذلك ليسهل على الناس التمييز بين الأصل وصورة ذلك الخطاب.
- يجب أن تكون تباعد الأسطر بين سطر ونصف.
- يفضل أن يكون النص في منتصف الورقة دون استخدام إطارات الصفحة.
- صيغة لكتابة خطاب رسمي
- وتتمثل صيغة كتابة الخطاب الرسمي على النحو التالي: البدء بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله ورحمة الله وبعده) ثم تحديد الجانب الذي توجه إليه المحادثة أو اسم الشخص الموجه إليه الخطاب.
- وصف صفة المتكلم ثم التحية مع ذكر اسم الشخص (السيد / …) والخط الذي تحته (السلام ثم بعد ذلك).
- إذا انتقلنا بعد ذلك إلى حرف الخطاب ، فيجب أن يكون أسلوب كتابة الخطاب رسميًا ومختلفًا في شرح الطلب وبيان سبب إرسال الخطاب ، فيفضل تحديد الكلام وتنظيم الخطاب. يتم تنسيقه بتقسيمه إلى فقرات ونقاط كتابةً ، أو يتم تقسيم الطلب إلى فقرات ويحتاج إلى توضيح في كل فقرة معلومات ، ويتم شرح الأمور.
- بعد الوصول إلى نهاية المحادثة ، تتم الإشارة إلى جملة (شكرًا جزيلاً) ، وفي السطر أدناه يفضل ذكر الشخص (المرسل إليك …) والتوقيع في الحقل الصحيح. يجب وضع الشخص الذي يرسل الرسالة في الأسفل مع التوقيعات والأختام الأخرى التي تثبت شكلي الخطاب.