خطاب رسمي أمور يجب مراعاتها فيه

خطاب رسمي أمور يجب مراعاتها فيه

يتطلب الخطاب الرسمي في مكان العمل الرسمي أحيانًا إتمام معاملات معينة أو الموافقة أو التوقيع من قبل بعض السلطات ، ويجب إرسال خطاب رسمي إلى المديرين أو المسؤولين ، ولكن هناك صيغة للكلام الرسمي ، حيث يجب إلقاء الخطاب وفقًا لذلك. يجب أن يكون هناك تطور في إعجاب القارئ به وطريقة كتابة الخطاب ، وهناك طريقة لكتابة الخطاب المعروف في معظم المؤسسات الرسمية ، يجب أن يكون الموظف على علم بذلك حتى يتمكن من تنفيذ الشؤون الحكومية. وإكمال العمل الجاري.

نظرًا لوجود خبراء في كتابة أسلوب التحدث الرسمي ، إلا أن الشخص قد يتعرض للأهداف التي يحتاج إلى استكمالها في أسرع وقت ممكن ، ولهذا لا يوجد وقت كافٍ لاستدعاء متخصص في كتابة الرسالة ، لذلك نحن سوف نقدم لك بعض النصائح في هذه المقالة التي تفيد جميع الموظفين.

أنواع الخطاب الرسمي

هناك بعض الأشياء التي يجب على الناس إدراكها عند كتابة خطاب رسمي ، وهي:

  • يختلف تنسيق الخطاب الرسمي باختلاف الجهة التي تم إرسال الرسالة إليها ، حيث قد تكون الرسالة عبارة عن رسائل يتم تداولها بين السلطات وبعضها البعض.
  • هناك رسالة مرسلة من شخص إلى مؤسسة رسمية تابعة له ، وهذا الشخص هو أحد العاملين الخاضعين لسيطرة هذه المؤسسة أو المنظمة الرسمية.
  • هناك أيضًا خطاب من الجهة الرسمية موجه إلى الشخص.

البيانات المطلوبة في كل خطاب رسمي

خطاب رسمي نظرًا لوجود اختلاف بين كل خطاب والآخر ، فليست كل الخطابات متشابهة في الشكل والبيانات ، ولكن هناك بعض المبادئ الأساسية التي يجب أن توجد في جميع أنواع الكلام. على النحو التالي:

  • شكل الخطاب: إذا كان الخطاب رسميًا ، فيجب أن يكون أحد الأشكال التالية عبارة عن ورق أبيض أو أصفر عادي أو ورق عليه شعار المرسل.
  • يجب ألا يحتوي الخطاب الرسمي على أي أرقام أو رسوم بيانية.
  • يجب كتابة شكل الحرف في Word.
  • حجم الخط هو Arial، 16.
  • وإذا كان الخطاب مكتوبًا بخط اليد ، فيجب استخدام القلم الأزرق في الكتابة ، وذلك ليسهل على الناس التمييز بين الأصل وصورة ذلك الخطاب.
  • يجب أن تكون تباعد الأسطر بين سطر ونصف.
  • يفضل أن يكون النص في منتصف الورقة دون استخدام إطارات الصفحة.
  • صيغة لكتابة خطاب رسمي
  • وتتمثل صيغة كتابة الخطاب الرسمي على النحو التالي: البدء بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله ورحمة الله وبعده) ثم تحديد الجانب الذي توجه إليه المحادثة أو اسم الشخص الموجه إليه الخطاب.
  • وصف صفة المتكلم ثم التحية مع ذكر اسم الشخص (السيد / …) والخط الذي تحته (السلام ثم بعد ذلك).
  • إذا انتقلنا بعد ذلك إلى حرف الخطاب ، فيجب أن يكون أسلوب كتابة الخطاب رسميًا ومختلفًا في شرح الطلب وبيان سبب إرسال الخطاب ، فيفضل تحديد الكلام وتنظيم الخطاب. يتم تنسيقه بتقسيمه إلى فقرات ونقاط كتابةً ، أو يتم تقسيم الطلب إلى فقرات ويحتاج إلى توضيح في كل فقرة معلومات ، ويتم شرح الأمور.
  • بعد الوصول إلى نهاية المحادثة ، تتم الإشارة إلى جملة (شكرًا جزيلاً) ، وفي السطر أدناه يفضل ذكر الشخص (المرسل إليك …) والتوقيع في الحقل الصحيح. يجب وضع الشخص الذي يرسل الرسالة في الأسفل مع التوقيعات والأختام الأخرى التي تثبت شكلي الخطاب.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق