كيفية كتابة رسالة إدارية مع نماذج توضيحية لها
كيفية كتابة خطاب إداري منسق بالصيغة الرسمية الصحيحة باستخدام مجموعة المعايير والشروط التي قدمها لك Ziadeh.com. إذا كانت الرسالة الإدارية من أهم الرسائل التي يحتاجها الموظفون العاملون في المؤسسات الرسمية ؛ شارك هذا مع رؤسائك.
بالطبع ، كل خطاب رسمي له هيكل مختلف عن الآخرين: يمكن لبعض الأشخاص التعامل معه ، لكنهم ما زالوا غير قادرين على صياغة رسالة إدارية سليمة ؛ لذلك ، في هذا الموضوع ، نقدم لك أيضًا عينات جاهزة لبعض الرسائل الإدارية الشائعة في المؤسسات.
كيفية كتابة خطاب إداري
قبل أن يبدأ أحد الموظفين في كتابة رسالة إدارية ، يجب أن يكون على دراية بمكوناتها وبنيتها الأساسية. إذا تمسك بأحد مكوناتها دون الآخر ، فإن رسالته الإدارية ستعاني من خلل وتفقد قيمتها على الفور. يجب مراعاة جميع أجزائه وهي:
- بالطبع ، أي خطاب أو وثيقة رسمية تبدأ بعنوان واضح وموجز يعبر بوضوح عن الغرض من المستند. في الرسائل الإدارية ، يطلق عليه “ترويسة” وهو مكتوب بخط عريض في الأعلى. منتصف الرسالة. يجب الحرص على كتابتها باستمرار ؛ لأنه يترك الانطباع الأول لدى متلقي الرسالة.
- التاريخ هو الجزء الثاني من الرسالة الإدارية ، كما هو مكتوب في الزاوية اليمنى أو اليسرى القصوى من الصفحة ، على اعتبار أنه مكتوب على شكل يوم / شهر / سنة ، وهذا التاريخ يعبر عن تاريخ الرسالة. مكتوبًا أو التاريخ الذي يجب إرسال الرسالة فيه.
- يجب أن تحتوي الرسائل الإدارية على رقم يشير إلى عدد الرسائل المرسلة من نفس النوع ، حيث تتم كتابة موضوع الرسالة قبل كل رقم.
- من المهم أن تكتب التحية الأولية لرسالتك إلى المستلم ، على سبيل المثال ، البدء بالسلام والرحمة وبركة الله.
- يمكنك كتابة عبارات محددة لتحية قصيرة ، مثل التحية الطيبة وبعدها ، وما إلى ذلك.
- مباشرة بعد العرض الترحيبي التمهيدي ، هناك انتقال إلى النص الرئيسي للموضوع ، والذي يعد أحد أهم أجزاء الرسالة الإدارية ، عند الكتابة ، ومن الضروري التركيز على اختيار المصطلحات البسيطة والمباشرة ؛ حتى يتمكن المستلم من فهم الغرض من كتابة الرسالة.
- تعد كتابة اسم مؤلف الرسالة من القضايا الرئيسية التي يجب الاهتمام بها ، ويعتمد مكان كتابتها على المستلم. إذا كان المستلم مشرفًا على عمل المؤلف أو مشرفًا في أحد أقرب المراكز في المراكز ، فيمكن كتابة اسم وتفاصيل الموظف في بداية الرسالة ، ولكن في حالة متلقي مرموق المسمى الوظيفي ، يفضل كتابة تفاصيل الموظف في نهاية الرسالة كدليل على الاحترام.
- بعد ذلك ، يجب أن تنهي الخطاب بجملة أخيرة تتطابق مع الموضوع الرئيسي للموضوع.
- أخيرًا ، يجب على الموظف توقيع الرسالة في أسفل الرسالة ؛ للتحقق من هوية الموظف الذي أرسلها.
- إذا كان لدى الموظف مستندات تتعلق بالغرض من الخطاب ، فيمكنه إرفاقها بالخطاب الإداري ؛ لجعل حجتها أقوى.
وبذلك نكون قد أجبنا على أحد أهم أسئلة موظفي المؤسسات الرسمية – كيف نكتب خطابًا إداريًا؟ ما هي مكوناته؟
شاهدي أيضاً: كيف تكتب خطاباً رسمياً للجهة الحكومية وما هي الخطابات الرسمية؟
قوالب جاهزة للرسائل الإدارية
في حين أن بعض الموظفين على دراية بالصياغة الصحيحة والشروط المحددة لكتابة أنواع مختلفة من الرسائل الإدارية ، فقد يجدون أحيانًا أنه من الضروري كتابة خطاب سريع ؛ لذلك ، نقدم لك المجموعة التالية من نماذج الرسائل الإدارية المختلفة:
استمارة طلب ملف إداري
طلب الحصول على الملف الإداري للشركة.
تم التعديل اعتبارًا من تاريخ / ……………… للشركة …………………
رئيس القسم / ……… ..
بعد التحية
أطلب منكم مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (الرقم المرجعي …… ..) ، نظرا للثقة في المهام الموكلة إلي عند العمل بالمعلومات المسجلة في هذا الملف ، مع الالتزام بإعادة هذا الملف مرة أخرى بعد انتهائه. من استخدامه.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
اسم الموظف ………… التوقيع …………….
إقرأ أيضاً: قوالب جاهزة للرسائل الرسمية
استمارة شكوى مدير غير عادلة
السيد المدير / …… ..
السيد رئيس مجلس ادارة الشركة / …….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
بعد التحية …
لقد مضى وقت طويل منذ أن انضممت إلى المنظمة المهنية التي يشرفني أن أنتمي إليها ، ولكن على الرغم من الحب والاحترام الذي يكنه زملائي وقادة الأقسام الأخرى لي ، إلا أنني أتعرض لعناد غير مبرر من قيادتي المباشرة. مدير ، سيدي / …. وهذا يحدث. على الرغم من أنني أبذل قصارى جهدي وأقوم بذلك على أكمل وجه ، إلا أنه لا يقدر كل جهودي.
بدلاً من ذلك ، غالبًا ما يطلب مني القيام بالمهمة مرة أخرى ، حتى لو لم تكن هناك أخطاء فيها.
لذلك أطلب منكم اتخاذ الإجراءات اللازمة. حتى أتمكن من القيام بعملي دون مواجهة أي عواقب أو صعوبات تعيق تقدم عملي ، ومحاولتي أن أكون أحد العناصر الفعالة داخل المؤسسة وأحد المشاركين في تقدمها وتقدمها.
أعبر عن فائق الاحترام لكم يا رفاق.
التوقيع/………
تاريخ/…/…/….
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة خطاب رسمي وغير رسمي وأهم عناصره
تعليمات لكتابة خطاب إداري
هناك مجموعة من التعليمات التي يحتاج الموظف إلى معرفتها قبل البدء في كتابة الخطابات الإدارية ، وهذه الشروط هي:
- يجب أن يختار مصطلحات بسيطة ومفهومة تسهل فهم محتوى الرسالة والغرض منها.
- إذا رغب الموظف في كتابة خطابات إدارية تحتوي على كمية كبيرة من البيانات والمعلومات ، فعليه القيام بذلك.
- قسّم الموضوع إلى فقرات واضحة ومتساوية.
- يُنصح بإرفاق المستندات الموثقة بالخطاب الإداري ؛ حتى يتم دعم حجة الموظف.
- تجنب اختيار المصطلحات المعقدة أو المصطلحات التي لها معاني مختلفة دون المعنى المقصود في الرسالة. تتطلب الاتصالات الرسمية دائمًا مصطلحات لغوية واضحة ؛ لسهولة الإدراك من قبل المتلقي.
- يجب أن يكون الموظف الذي لديه رسالة إدارية حريصًا على تجنب الموضوعية عند كتابة نص الرسالة.
وهكذا ناقشنا موضوعًا مهمًا جدًا للموظفين العاملين في المؤسسات الرسمية: كيفية كتابة خطاب إداري ، وما مكوناته وشروط كتابته؟ وما الذي يجب مراعاته عند البدء في كتابة الرسائل الإدارية.
بالإضافة إلى ذلك ، قدمنا نماذج مراسلة إدارية جاهزة في حال احتاج الموظف إلى إرسال خطاب إداري حسب الحاجة ، ونتمنى أن يساعدنا الله في طرح موضوع اليوم